Der Status der Gemeinnützigkeit ist für Organisationen mit selbsterwirtschafteten Mitteln und Social Businesses an vergleichsweise enge Regeln gebunden. Eine davon ist der “richtige” Umgang mit finanziellen Mitteln. Der zweite Beitrag von Vereins-Knowhow.de in unserer Serie beschreibt Risiken und Merkpunkte.

(Mit freundlicher Genehmigung von Vereins-Knowhow.de)

“3. Mittelverwendung

Die Mittelverwendung bei gemeinnützigen Vereinen ist an drei Vorgaben gebunden:

– Sie muss zeitnah erfolgen.
– Sie muss zweckgebunden sein.
– Es dürfen keine überhöhten Vergütungen bezahlt werden.

3.1. Zeitnahe Mittelverwendung

Zeitnahe Mittelverwendung bedeutet nach der aktuellen Regelung der Abgabenordnung (geändert zum 1.01.2013), dass alle Mittel im übernächsten Jahr, das auf den Zufluss folgt, verwendet werden müssen. Die Verwendung kann dabei neben der Mittelweitergabe und dem Verbrauch auch die Anschaffung von zweckgebunden genutztem Anlagevermögen bedeuten – also eine bloße Mittelumschichtung.

In der Praxis bedeutet ein erstmaliger Verstoß gegen das Gebot der zeitnahen Mittelverwendung kaum ein Risiko. Die Finanzämter gehen sehr kulant mit Verstößen um – soweit sie denn überhaupt bekannt werden. Zudem erlaubt die Abgabenordnung eine Fristsetzung durch das Finanzamt, die auch meist sehr großzügig erfolgt. Problematisch wird es also erst, wenn gegen Auflagen des Finanzamts verstoßen wurde, oder wiederholt unerlaubte Rücklagen gebildet wurden.

Das Problem liegt also meist nur darin, dass die bestehenden Möglichkeiten zur Rücklagenbildung (vor allem freie Rücklagen) nicht ausgenutzt wurden.

Checkliste

– Bestehen über mehrere Jahre hinweg am Jahresende nennenswerte Mittelüberhänge?
– Wurden bestehende Mittelüberhänge als zweckgebundene oder freie Rücklagen ausgewiesen?

Empfehlung: Wenn irgend möglich sollten freie Rücklagen gebildet werden. Auch wenn sie doch bald zweckgebunden verwendet werden, sind damit die Spielräume ausgenutzt. Die Erfahrung zeigt, dass die meisten problematischen Mittelanhäufungen durch freie Rücklagen hätten vermieden werden können.

3. 2 Zweckfremde Mittelverwendung

Eine problematische zweckfremde Mittelverwendung besteht typischerweise dann, wenn

– im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder der Vermögensverwaltung Dauerverluste entstehen
– bei überhöhten Verwaltungskosten
– Der Fall, dass Mittel als Geldgeschenke verteilt oder gar Gewinne ausgeschüttet wurden, sollte ausgeschlossen sein bzw. setzt Vorsatz und nicht bloßes Versehen voraus.

3.2.1 Verluste im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder der Vermögensverwaltung

Beide Bereiche gehören nicht zum zweckbezogenen Tätigkeitsbereich. Dort entstehende Verluste führen also dazu, dass zweckgebundene Mittel zweckfremd verbraucht werden. Solche Verluste sind deswegen nur dann ein Problem, wenn sie nicht aus anderen Mitteln gedeckt werden können. Verluste einzelner Betriebe dürfen mit Gewinnen anderer Betriebe verrechnet werden. Nur ein Gesamtverlust ist schädlich.

Da in jedem Wirtschaftbetrieb ein Verlustrisiko besteht, bewertet die Finanzverwaltung nicht jeden Verlust sofort als gemeinnützigkeitsschädlich. Es ist vor allem zulässig, Verluste eines Jahres mit Gewinnen aus Vorjahren zu verrechnen. In der Regel wird deswegen ein Verlust erst ab dem zweiten Jahre zum Problem. Auf keinen Fall dürfen Betriebe mit Dauerverlusten langfristig weiter geführt werden.

Weil die Einstellung des Betriebs oft zu weiteren Verlusten führt, lässt das Finanzamt durchaus mit sich reden. Wie immer gilt auch hier: Das Problem nicht vertuschen, sondern offensiv mit dem Finanzamt klären.

Checkliste

– Sind Einnahmen und Ausgaben dem steuerpflichtigen Bereich korrekt zugeordnet?
– Wurde eine Unterdeckung mit Mittel aus anderen Quellen gedeckt?
– Falls größere Summen in den Auf- oder Ausbau von steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben investiert wurden: Bestehen ausreichende Ertragsaussichten?

3.2.2 Zu hohe Verwaltungskosten

Sehr hohe Verwaltungskosten bedeuten ebenfalls, dass Mittel zweckfremd verbraucht wurden. In der Praxis betrifft das nur Organisationen, die sich überwiegend aus Spenden und Mitgliedsbeiträgen finanzieren. In Wirtschaftsbetrieben sind Verwaltungskosten meist durch die betriebliche Notwendigkeit gut zu rechtfertigen.

Sind über eine Anlaufphase hinaus (hier werden deutliche höhere Verwaltungskosten geduldet) die Verwaltungskosten sehr hoch, deutet das meist auch auf einen unseriösen Umgang mit den Spendenmitteln hin.

Finanzverwaltung und Rechtsprechung haben keine festen Grenzen gezogen. Eine gute Orientierung ist sicher das Spendensiegel des DZI (www.dzi.de). Danach dürfen die Werbe- und Verwaltungsausgaben höchsten 30% der Spendeneinnahmen betragen. In der Praxis sollte diese Grenze aber deutlich unterschritten werden.

Checkliste

– Stehen die Verwaltungsausgaben in einem angemessenen Verhältnis zu den Gesamteinnahmen?
– Werden hohe Ausgaben für Spenden- und Mitgliederwerbung getätigt?
– Sind Mitarbeiter und Verwaltungsapparat angemessen ausgelastet?

3.2.3 Überhöhte Vergütungen

Dass in gemeinnützigen Organisationen überhöhte Vergütungen bezahlt werden, sollte eigentlich nicht vorkommen. Da hier der Drittvergleich (gewerbliche Wirtschaft) gilt, sind die Grenzen nicht eng gezogen.

Überhöhte Vergütungen sind deshalb in aller Regel verdeckte Gewinnausschüttungen. Es wurde also gezielt versucht, Personen ohne angemessene Gegenleistung zu begünstigten.”

Hinweis: Im Beitrag werden steuerrechtlich relevante Fachausdrücke zur Gemeinnützigkeit verwendet. Eine sehr gute Erklärung zum Thema Gemeinnützigkeit findet sich auf dem “Social Startup Blog” des Heldenrat-Mitgliedes Anna Rösch. 

Im nächsten Teil: Der richtige Umgang mit Spenden